EVALUACIÓN DE MI EMPRESA SEGÚN LA GESTIÓN DE LAS CAUSAS

Los análisis y evaluaciones sólo tienen sentido si nos ayudan a tomar decisiones, ya sea para reafirmarnos en el camino echo, cuanto para elegir uno nuevo. Vamos por parte, del diagnóstico al tratamiento, de la evaluación a la acción.

En este Blog te ofrezco un esquema para evaluar la situación actual de tu Empresa siguiendo el modelo de la gestión según las cuatro causas visto en el Blog anterior. Es un esquema, es mejorable, siempre actualizable. Mi objetivo no es dar recetas, sería un acto de irresponsabilidad profesional, sino transmitir un concepto para que cada uno haga libremente la adaptación necesaria a los fines de su Empresa en función de la mejor situación futura deseada.

1.      Evaluación desde la perspectiva de la Causa al Modo de la Materia.

Ø  ¿Cuáles fueron las últimas incorporaciones de tecnología a mi Empresa y qué resultados obtuve?

1. En el ámbito Administrativo:
2. En el ámbito Operativo (Producción):
3. Otras: ………..

Ø  ¿Tengo en mi Empresa los recursos materiales necesarios para trabajar y ser competitivo?: SI/NO

a.      ¿Qué tengo de más y desaprovechado?: ………………

b.      ¿Qué tengo de menos y no logro adquirir?: ……………..

Ø  ¿Cómo controlo los gastos fijos que me ocasionan los recursos materiales?:

a.      Gastos de Servicios

b.      Gastos de Mantenimiento (programado)

c.       Gastos de Reparaciones (ocasionales)

Ø  ¿Tengo prevista alguna inversión en nuevas tecnologías para crecer? SI/NO ¿Por qué?

2.      Evaluación desde la perspectiva de la Causa Formal.

Ø  ¿Cuál es el sentido de la existencia de mi Empresa? (en dos renglones): ……………..

Ø  ¿Tengo definida la MISIÓN de mi Empresa? SI/NO. ¿Cuál es?: ………………

Ø  ¿Tengo definida la ESTRATEGIA de mi Empresa? SI/NO. ¿Cuál es?: ……………..

Ø  ¿Con qué palabra (frase) definiría la CULTURA ORGANIZACIONAL de mi Empresa?: ………….

Ø  ¿Tengo un plan de crecimiento de mi Empresa? SI/NO ¿Cuál es? ……………

Ø  ¿En base a qué objetivos está planteado?

Ø  ¿Cuáles son los índices (parámetros) con los que mido esos objetivos?

Ø  ¿Son parámetros que me acercan al éxito?

Ø  ¿Tengo una estrategia de Marketing en mi Empresa? SI/NO

Ø  ¿Qué tengo definido y planificado sobre: Producto – Precio – Publicidad y Distribución?

3.      Evaluación desde la perspectiva de la Causa Eficiente (TODOS LOS RECURSOS HUMANOS).

Ø  Todas las personas que trabajamos en la Empresa: ¿conocemos explícitamente la ESTRATEGIA de mi Empresa? SI/NO ¿Por qué?

¿Puedo indicar 3 elementos de la misma?

a.      _________________________

b.      _________________________

c.       _________________________

Ø  Todos los que trabajan en la Empresa, ¿conocen explícitamente la MISIÓN de mi Empresa?

SI/NO ¿Por qué?

Ø  Todos los que trabajamos en mi Empresa, ¿sabemos explícitamente:

a.      Cuál es nuestra función: SI/NO

b.     cuáles son nuestros objetivos: SI/NO

c.      cuáles son nuestras responsabilidades: SI/NO

d.   a quién (jefe inmediato), cómo y cuándo reportamos actividades y resultados?: SI/NO ¿Por qué?

Ø  En mi Empresa ¿tengo un plan de capacitación de los Recursos Humanos? SI/NO ¿Por qué?

Ø  ¿Cuándo fue la última vez que se hizo una capacitación del personal?  En la última semana | En el último mes | En el último año | En los últimos 5 años | Nunca | ¿Con qué frecuencia?

4.      Evaluación desde la perspectiva de la Causa Final.

Ø  ¿Tengo definida la VISIÓN  de mi Empresa? SI/NO. ¿Cuál es?: …………………

Ø  De 1 a 10, en cuanto a la capacidad de crecimiento cualitativo y cuantitativo, ¿cómo calificaría mi situación empresaria actual? _______  ¿Me deja conforme este resultado? SI/NO.

Ø  De 1 a 10, ¿cómo calificaría el desempeño del área (departamento) administrativa? _______  ¿Me deja conforme este resultado? SI/NO.

Ø  De 1 a 10, ¿cómo calificaría el desempeño del área de Producción? _______ ¿Me deja conforme este resultado? SI/NO.

Ø  De 1 a 10, ¿cómo calificaría mi Producto? _______  ¿Me deja conforme este resultado? SI/NO.

Ø  De 1 a 10, ¿cómo calificaría mi participación en el Mercado? _______ ¿Me deja conforme este resultado? SI/NO.

Ø  ¿Cuál es el parámetro (patrón, modelo) con el que me comparo para crecer?

Ø  ¿Conozco cuál es la rentabilidad de mi Empresa en cada ejercicio contable? ¿Cuál fue mi mejor año? ¿Por qué?

Y ahora, ¿qué hacemos con todas estas respuestas?

La primera acción que conviene poner en práctica es profundizar el análisis, requerir otras miradas que nos ayuden a ser objetivos, sin dejar de usar el olfato empresarial que seguramente ha desarrollado con el correr de la historia de su empresa. Uno de los errores más comunes que habitualmente cometen muchos empresarios es guiarse sólo por el olfato y despreciar la objetividad que ofrecen ciertos números.

Lo que no se mide, no se gestiona, y lo que se mide mal, se gestiona mal

Las acciones sucesivas van desde el rediseño organizacional abordado desde las causas para lograr los cambios efectivos, la implementación de las decisiones tomadas, el control de los resultados obtenidos y la retroalimentación permanente.

Estas acciones son netamente Directivas, de la Dirección de la Empresa antes que de la Administración, y abarcarán a todos los miembros de la Organización. Por eso, antes de dar órdenes sobre lo nuevo a hacer, es mejor alinear a todos, lograr consensos afectivos y efectivos, dialogar, aceptar sugerencias y confiar en la buena voluntad de todos. Si queremos hacer cosas nuevas, necesitamos aprender cosas nuevas. Los cambios para mejorar son un proceso de aprendizaje y, como tal, llevan su tiempo. La adquisición de nuevos hábitos y competencias se logra por repetición de actos, y eso requiere tiempo y esfuerzo.

VAMOS QUE SE PUEDE

REORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA SEGÚN LA GESTIÓN DE LAS CAUSAS

La gestión del cambio efectivo implica directamente la gestión de las causas que nos permitan lograr los efectos deseados, lo cual nos libra de vivir sometidos al azar y a la incertidumbre.

Por ello afirmamos que la reorganización de una Empresa se debe dar dentro de un proceso evolutivo, que no se trata de algo instantáneo ni de una sola acción correctiva, ni de un flash para una solución meramente coyuntural, salvo que se lo quiera encarar así, como muchas veces las urgencias nos lo exigen en la práctica cotidiana. En ese caso, por lo menos necesitamos ser conscientes de que estamos presos de la dinámica del eterno retorno, y que siempre habremos de estar empezando de nuevo, lo cual hace que crecer y avanzar sean un imposible metafísico. 

Ah, me olvidaba, no le eche la culpa a la situación del País, ya sabemos que es mala, y si a ella poco y nada le podemos hacer para mejorarla, tampoco espere que ella haga algo por su Empresa. 

Nuestro planteo de reorganización de la empresa que nos lleve a un cambio efectivo supone un cambio estructural, ello no implica negar las coyunturas o no atenderlas convenientemente, sino que dada la complicada situación inicial en la que se encuentra la Empresa y la mejor situación final a la que queremos llegar, debemos hacer un tipo de rediseño organizacional en el que nos demos permiso para replantearnos todo lo que sea necesario, comenzando por el sentido de la existencia de mi Empresa, y continuando luego por la misión y la visión que guiarán nuestro proceso de refundación de esto que tanto queremos, la Empresa. 

La refundación y el cambio estructural así planteados no son otra cosa que el cambio de mi mirada sobre la empresa y su vida propia. Este es un cambio efectivo, y dado que es un proceso,  consideraremos por lo menos los siguientes cuatro momentos o etapas de ejecución:

1.     Los elementos a considerar en el rediseño organizacional.

2.     La metodología a usar para el rediseño de la Empresa.

3.     La ejecución del rediseño: gestión del cambio.

4.     Control del cambio, medición de resultados y retroalimentación permanente.

Desarrollar detalladamente toda esta temática en este Blog nos ocuparía mucho espacio y tiempo que no disponemos para teorizar, por ello la abordaremos esquemáticamente a partir de los conceptos de causa y efecto y de la distinción de causas planteada por Aristóteles (Cfr. Aristóteles. Metafísica - Libro 1,3). Esta visión nos ayudará a enfrentar el cambio organizacional de manera progresiva y organizada, sin misterios ni retorcidas consideraciones, sea que abordemos la totalidad de la Empresa, o una de sus partes. Durante la exposición comprobarán que en sus Empresas ya tienen y/o usan casi todos los elementos del Rediseño Organizacional que proponemos, aunque tal vez aun no los tengan identificados y aprovechados como tal y, por tanto, sean herramientas no del todo bien aprovechadas.

Veremos desde la distinción de causas cómo se estructuran esos elementos que nos ofrece la Administración de Empresas como ciencia y luego su aplicación e implicancias en el Rediseño de la Organización. Para facilitar la comprensión de cada Causa usaré un ejemplo sencillo y casero, amasar pan.

Distinción de causas

Dado que no todo causa un efecto del mismo modo, debo conocer qué causa poner para lograr el efecto que necesito y deseo. Por ello distinguimos conceptualmente cuatro Causas Principales:

1. Causa al Modo de la Materia (comúnmente llamada causa material); 2. Causa Formal; 3. Causa Eficiente; 4. Causa Final.

1. Causa al Modo de la Materia: es aquello de lo cual algo está hecho. Es la llamada materia prima y los Instrumentos y Operaciones necesarias para hacerlo.

En el ejemplo de amasar pan serían:

ü Los insumos e instrumentos: harina, agua, aceite (grasa), sal, azúcar, levadura, maquinarias y utensilios.

ü Las operaciones: amasar y hornear.

En el caso de la Empresa:

ü La Tecnología usada (lo duro), todos los medios y recursos materiales, desde un pisa papel hasta un avión si es necesario.

ü La Infraestructura básica de la Organización en sus dos áreas principales: ADMINISTRACIÓN – PRODUCCIÓN.

ü En términos de informática sería el Hardware (lo duro, la PC y sus periféricos).

2.      Causa Formal: es aquello que un objeto es, su esencia.

En el ejemplo de amasar pan es el pan en sí mismo considerado, qué tipo de pan es, ya que puede tratarse de pan en sus distintas variantes, tamaños, formas, sabores, olores, texturas.

En el caso de la Empresa:

ü La Empresa en sí mismo considerada. Qué Empresa soy, o quiero ser y tener. Es importante saber definirse para lograr una identidad; para ello vale considerar en detalle cuál es mi sector de pertenencia, mi mercado meta, mi producto estrella, mi diferencia o elemento diferenciador respecto de los demás, la competencia, etc.

ü La Identidad empresarial es clave, ya que mucho fabrican o venden lo mismo, pero las empresas difieren enormemente entre sí y, por tanto, corren distinta suerte, unas fracasan y otras crecen según sea su cultura organizacional.

ü El Giro comercial propio de la Empresa: cuál es mi negocio.

ü La Cultura Organizacional de la Empresa.

ü La Estrategia de la Empresa, y la Filosofía de los Empresarios que sustenta a la primera.

ü La Misión y los Valores de la Empresa según los cuales somos y hacemos las cosas.

ü La Organización jerárquica y de los demás miembros de la Empresa.

ü El modo de planificar y el modo de ejecutar lo planificado, los plazos que manejo en todos los ámbitos de la Empresa.

ü En términos informáticos es el software, lo blando, el programa, el sistema, aquello en lo que se fijan los técnicos cuando quieren ver qué máquinas tenés, y según eso qué podés hacer.

3. Causa Eficiente: es aquello que ha producido ese algo.

En el ejemplo del pan, es el panadero y todos los que están implicados en su fabricación, es decir, desde el que compra la materia prima, el maestro panadero y sus ayudantes.

En el caso de la Empresa:

Los Agentes del Cambio son todas las personas que la componen, no sólo los llamados Recursos Humanos, que a veces de mala manera se los identifica como los responsables de todo lo malo que sucede. Son las personas necesarias para el buen funcionamiento de la Empresa (cantidad), con sus competencias (calidad) requeridas por cada área de la Organización, lo cual implica establecer los roles, funciones y responsabilidades de cada uno según su puesto y objetivos a lograr. 

TODOS, son todos estos: los DUEÑOS, el DIRECTORIO, los GERENTES (mandos medios), los EMPLEADOS.

4. Causa Final: es aquello para lo que algo existe.

Es aquello a lo cual algo tiende o puede llegar a ser. Habitualmente hablamos de finalidad, fin, objetivo o meta. Es el BIEN perseguido por excelencia. Cabe notar que aunque se llame FINAL, es la causa primera, porque es la que mueve a las demás para ser causas como tales. Es la que tracciona a las demás.

En el ejemplo del pan: es el disfrutar del mejor pan que jamás haya comido.

En el caso de la Empresa:

Es la situación futura deseada. Es la Visión de la Empresa. Es lo que me motiva y atrae, el hacia dónde quiero ir o llegar. Son los RESULTADOS que quiero tener. Son los OBJETIVOS a corto, mediano y largo plazo. Es la alineación con la Estrategia, la Misión y la Visión de mi Empresa. Es el Control de la Ejecución de lo Planificado y de los Resultados obtenidos. ES EL ÉXITO.

Quien tiene una Empresa y no busca ser exitoso no tiene derecho a poseerla, simplemente porque tampoco tiene sentido que esa Empresa exista.

De este modo, para iniciar un proceso de cambio efectivo en tu Empresa, diagnostica e identifica tus necesidades y luego, para lograr los efectos deseados, gestiona los cambios necesarios de acuerdo a sus respectivas causas. 

En ningún caso suponemos que el logro de los nuevos y mejores resultados de una Empresa sea como la simple suma de 2 + 2 = 4, la tierra es redonda, corta la bocha, como a alguien le gusta decir. En todo momento pensamos en un proceso de cambios actitudinales que todos los miembros de la Empresa necesitan hacer a fin de mejorar la productividad y rentabilidad. Todo cambio de actitud parte de un aprendizaje de algo nuevo, y de desaprender viejas formas que hoy resultan inapropiadas. En dicho proceso no podemos ignorar el mundo de la inteligencia emocional, somos seres emocionales que aprendimos a pensar. Si no, caemos en un "sí quiero cambiar, pero que nada se modifique por favor". Esos cambios son más de lo mismo porque no aportan nada nuevo ni generan actitudes y resultados nuevos, nada nuevo conocido, experimentado y aprendido.

Sin una capacitación y una comunicación que aseguren una excelente calidad de las relaciones interpersonales en su Organización, como Empresario no pretenda cambios efectivos, estructurales y refundacionales, pues sin esas dos condiciones es imposible cambiar la mirada sobre la empresa y su vida cotidiana.

Sólo Ud. sabe y puede hacer lo mejor por ella 

con las ayudas que sean necesarias

ACORDAR

Además de los supuestos que damos por sobreentendidos en nuestros diálogos, los acuerdos no acordados explícitamente también causan daño a las personas en sus relaciones laborales, más aún cuando las exigencias entre las partes involucradas son dispares. En ese caso, los resultados sólo conforman a una de ellas y en la otra generan conflictos internos que no siempre se resuelven pacíficamente al exteriorizarlos, más aún cuando se deja pasar el tiempo sin resolver dichos conflictos con el pretexto de no empeorar las cosas, o por simple desidia.

Etimológicamente, el término castellano acuerdo proviene del verbo latino accordare [1], el cual hace referencia al ‘cor – cordis’, es decir, al corazón. La palabra se completa con la “a” que en latín hace las veces de una preposición que denota origen (complemento circunstancial de lugar), y que en castellano es como decir que proviene ‘de’ o, ‘desde’. Si a esto sumamos las posibles definiciones semánticas indicadas en la nota [1], podemos acordar que tomando la primera acepción indicada para el uso dado a accordare, hacer acuerdos es resolver o determinar algo conciliando voluntades y quereres según la concordancia de los corazones de dos que decidieron algo en común.

Con la misma explicación, tomando otra de las acepciones de acordar, cuando digo: me acuerdo de…, no sólo estoy haciendo memoria con mi sentido interno homónimo, sino también sacando algo desde el corazón, como quien comparte el fruto de una experiencia vivida desde su integralidad personal, como lo que somos: una persona única, y no como uno que siente, piensa y vive por partes, aunque a hay veces en que las divisiones internas sufridas nos hacen sentirnos múltiples, ante nosotros mismos y ante los demás. Esto no nos deja conformes, pues estamos tironeados internamente y no logramos ponernos de acuerdo ni siquiera con nosotros mismos. 

Esta es la común experiencia de cuanta persona humana se precie de ser tal en esta historia de la humanidad.

Celebrar acuerdos, por una parte es pactar algo exteriormente, que puede o no convalidarse con firmas, sellos y garantías, y que en el mejor de los casos beneficiará a los dos involucrados. Los beneficios tienen múltiples formas materiales, las económicas entre ellas son las más conocidas, e inmateriales como ocurre cuando se acrecienta nuestro honor, fama y buen nombre. Por otra parte, es celebrar haberme y haberte aportado paz interior en tanto hemos pactado desde el corazón, de acuerdo con nuestros sentimientos y convicciones, con delicadeza, respeto, ternura, esperanza y sentido trascendente.

Celebrar acuerdos debería ser siempre un buen motivo para festejar los éxitos compartidos (win to win: para que ganemos todos, les gusta decir a los popes del Management,  los maestros de la Administración de Empresas). Puede parecerte raro, o idílico, hablar de los acuerdos en estos términos en el mundo de las empresas y en las empresas del mundo, pero es el modo de aportarles humanidad, calidad y calidez humana. De ello estoy convencido.

Por eso te propongo que revises seriamente cuáles son los acuerdos que hasta hoy rigen tu vida, que analices y concluyas si han sido libre y explícitamente celebrados y asumidos por ambas partes o no, si vale la pena, o mejor dicho la alegría de seguir manteniéndolos porque te permiten seguir festejando éxitos o, si son mochilas cada vez más insoportables de llevar. En este último caso, vaya negocio !!!

Recuerda, mientras vamos de camino sólo nos queda acordar, porque los resultados de hoy son los frutos de los acuerdos celebrados, o no celebrados, ayer. 

Anímate hoy a celebrar acuerdos, y a celebrarlos mañana también 😊😊😊

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[1] Cfr. Diccionario de la Real Academia Española © Todos los derechos reservados.

http://lema.rae.es/drae/?val=acordar Acordar: Del lat. *accordāre, de cor, cordis, corazón. 1. tr. Determinar o resolver de común acuerdo, o por mayoría de votos. 2. tr. Dicho de una sola persona: Determinar o resolver deliberadamente. 3. tr. Resolver, determinar algo antes de mandarlo. 4. tr. Conciliar, componer. 5. tr. Traer algo a la memoria de otra persona.. 6. tr. recordar ( traer a la memoria). U. m. c. prnl. Acordarse DE un hijo ausente. 7. tr. Mús. Disponer o templar, según arte, los instrumentos musicales o las voces para que no disuenen entre sí. 8. tr. Pint. Disponer armónicamente los tonos de un dibujo o de una pintura. 9. tr. ant. Hacer a alguien volver a su juicio. 10. intr. León, Bol., Hond. y Ur. caer en la cuenta. 11. intr. ant. Dicho de una cosa: Concordar, conformar, convenir con otra. 12. intr. ant. Dicho de una persona: Volver en su acuerdo o juicio. Era u. t. c. tr. 13. intr. ant. despertar (‖ del sueño). U. en Salamanca. 14. prnl. Ponerse de acuerdo.