ORGANIZACIONES Y EMPRESAS SOSTENIBLES

Perspectiva Sistémica del Diagnóstico Organizacional

Del síntoma hacia la causa del problema

Tanto a nivel personal como organizacional, ante la experiencia de una problemática particular emergente, o un nuevo desafío de crecimiento anhelado, hay que evitar confundir el síntoma con la enfermedad y el fin con los medios. Por eso, habitualmente hemos de comenzar con el diagnóstico, seguiremos con el análisis de la información obtenida y finalizaremos con la aplicación de las acciones correctivas y creativas.

En el caso de las Empresas, el objetivo del diagnóstico organizacional y su posterior análisis es doble: identificar las características operativas de la Organización y determinar sus problemáticas y potencialidades. Para llegar al análisis del diagnóstico, luego de hacer el relevamiento necesitamos clasificar la información obtenida, cualitativa y/o cuantitativa, de las gestiones Directivas,  Administrativas y Operativas. Un modo de sistematizar el relevamiento es el siguiente:

1. Por Áreas de responsabilidad: Dirección / Administración / Operación, y luego desagregar en sus propias áreas: comercialización, marketing, finanzas, recursos humanos, producción, logística, etc.
2. Por Procesos dentro de cada área.
3. Por Funciones del personal de cada área.

 

A fin de cualificar el relevamiento y facilitar el posterior análisis de la información, hay que jerarquizarla clasificándola según su IMPORTANCIA para ésta Empresa en particular (alta, media, baja), y calificándola (mala, regular, buena, muy buena, excelente), según se trate de datos principales, accesorios, o irrelevantes. Además se puede completar la información con gráficos, tablas, fotos, etc. y armar una grilla como la siguiente:

MATRIZ FODA PRELIMINAR	CALIFICACIÓN					IMPORTANCIA
FORTALEZAS Y DEBILIDADES	Mala	Regular	Buena	MB	Exc	Alta	Media	Baja
ESTRATEGIA
GERENCIAMIENTO
ORGANIZACIÓN
COMERCIALIZACIÓN
RECURSOS HUMANOS
PRODUCCIÓN
SITUACIÓN ECONÓMICA
SITUACIÓN FINANCIERA
…
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS	Mala	Regular	Buena	MB	Exc	Alta	Media	Baja
MERCADO / CUOTA DE MERCADO
MARCO POLÍTICO Y LEGAL
CONTEXTO SOCIOECONÓMICO
…

Dicen que las cosas tienen el color de la lente con la que se las mira. Según el pensamiento sistémico aplicado al diagnóstico organizacional, vemos que la estructura organizacional influye sobre la conducta de las personas condicionando sus actos individuales, y que a vez estos crean las condiciones para que se den ciertos acontecimientos, síntomas, que constituirán el comportamiento habitual de la Empresa.

Sabemos que una Empresa es un sistema complejo desde su creación, por lo cual su diagnóstico y análisis también lo son. Una forma de achicar el pánico y abordarla de manera sencilla es considerar que sus comportamientos tienen distintos niveles de explicación, a saber:

Ø  Explicación Fáctica. Ante un hecho sucedido, se pregunta ¿qué pasó? La respuesta suele ser  una explicación sintomática, sobre los síntomas. Por ejemplo, a alguien que es testigo de un accidente le preguntamos ¿qué pasó? y nos relata lo que vio y oyó, mezclado con lo que sintió, y nos agrega su opinión. Cuando en las Organizaciones se resuelve sólo desde esta explicación fáctica, se dice que su Dirección y Administración son reactivas, además por lo general se oculta información para que el responsable/causante del hecho no sea identificable y sancionado. Es el caso de los líderes que viven apagando incendios. Difícilmente resuelven el problema para que no se repita, e inconscientemente enseñan a su gente a obrar así.

Ø  Explicación según los Patrones de conducta. En este nivel de explicación se busca, por una parte, identificar las tendencias de comportamiento a largo plazo y, por otra, ver sus implicancias en el sistema. Es una explicación por una causa coyuntural, no estructural, no última. En nuestro ejemplo, vamos y le preguntamos al conductor del auto que ocasionó el choque ¿por qué chocó? y, nos responde “porque no lo ví”.

Ø  Explicación Estructural. Se pregunta por ¿cuál es la causa de los patrones de conducta que nos llevaron a esa situación? Recordemos que arriba dijimos que la estructura “causa” las conductas. Esta es una explicación causal. En nuestro ejemplo del choque indagamos al “responsable” (irresponsable) ¿por qué no lo viste? y nos responde: porque venía distraído. Y ahondamos ¿por qué venías distraído? Porque no dormí bien. ¿Por qué no dormiste bien? Porque soy un irresponsable, sabía que debía manejar y no me preparé para hacerlo bien…

Cuando las soluciones vienen desde esta explicación estructural estamos en presencia de Direcciones y Administraciones de Empresas preventivas y proactivas. Sólo este nivel de explicación del problema corresponde a una visión sistémica, integral, para una solución causal.

Por tanto, un abordaje sistémico de la situación de una Organización implica identificar y modificar los patrones estructurales y sus relaciones causales. Para ello hay que relacionar y replantear todos los aspectos de la Empresa hasta determinar las causas últimas del comportamiento de la misma.

En el próximo Blog desarrollaremos la aplicación de la mirada sistémica 

a la Matriz FODA del diagnóstico organizacional.