Perspectiva Sistémica del
Diagnóstico Organizacional
Del
síntoma hacia la causa del problema
Tanto a nivel
personal como organizacional, ante la experiencia de una problemática
particular emergente, o un nuevo desafío de crecimiento anhelado, hay que
evitar confundir el síntoma con la enfermedad y el fin con los medios. Por eso,
habitualmente hemos de comenzar con el diagnóstico, seguiremos con el análisis
de la información obtenida y finalizaremos con la aplicación de las acciones
correctivas y creativas.
En el caso de las
Empresas, el objetivo del diagnóstico organizacional y su posterior análisis es
doble: identificar las características operativas de la Organización y determinar
sus problemáticas y potencialidades. Para llegar al análisis del diagnóstico, luego
de hacer el relevamiento necesitamos clasificar la información obtenida, cualitativa
y/o cuantitativa, de las gestiones Directivas, Administrativas y Operativas. Un modo de sistematizar
el relevamiento es el siguiente:
- Por Áreas de responsabilidad: Dirección / Administración / Operación, y luego desagregar en sus propias áreas: comercialización, marketing, finanzas, recursos humanos, producción, logística, etc.
- Por Procesos dentro de cada área.
- Por Funciones del personal de cada área.
A fin de cualificar
el relevamiento y facilitar el posterior análisis de la información, hay que
jerarquizarla clasificándola según su IMPORTANCIA para ésta Empresa en
particular (alta, media, baja), y calificándola (mala, regular, buena, muy
buena, excelente), según se trate de datos principales, accesorios, o irrelevantes.
Además se puede completar la información con gráficos, tablas, fotos, etc. y
armar una grilla como la siguiente:
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MATRIZ FODA PRELIMINAR
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CALIFICACIÓN
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IMPORTANCIA
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FORTALEZAS Y
DEBILIDADES
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Mala
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Regular
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Buena
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MB
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Exc
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Alta
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Media
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Baja
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ESTRATEGIA
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GERENCIAMIENTO
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ORGANIZACIÓN
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COMERCIALIZACIÓN
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RECURSOS
HUMANOS
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PRODUCCIÓN
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SITUACIÓN
ECONÓMICA
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SITUACIÓN
FINANCIERA
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…
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OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
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Mala
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Regular
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Buena
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MB
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Exc
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Alta
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Media
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Baja
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MERCADO
/ CUOTA DE MERCADO
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MARCO
POLÍTICO Y LEGAL
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CONTEXTO
SOCIOECONÓMICO
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…
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Dicen que las cosas tienen el color
de la lente con la que se las mira. Según el pensamiento sistémico aplicado al
diagnóstico organizacional, vemos que la estructura organizacional influye
sobre la conducta de las personas condicionando sus actos individuales, y que a
vez estos crean las condiciones para que se den ciertos acontecimientos, síntomas,
que constituirán el comportamiento
habitual de la Empresa.
Sabemos que una Empresa es un
sistema complejo desde su creación, por lo cual su diagnóstico y análisis
también lo son. Una forma de achicar el pánico y abordarla de manera sencilla
es considerar que sus comportamientos tienen distintos niveles de explicación,
a saber:
Ø Explicación Fáctica. Ante
un hecho sucedido, se pregunta ¿qué pasó?
La respuesta suele ser una explicación sintomática, sobre los síntomas. Por
ejemplo, a alguien que es testigo de un accidente le preguntamos ¿qué pasó? y nos relata lo que vio y oyó,
mezclado con lo que sintió, y nos agrega su opinión. Cuando en las
Organizaciones se resuelve sólo desde esta explicación fáctica, se dice que su Dirección y Administración
son reactivas, además por lo general se
oculta información para que el responsable/causante del hecho no sea
identificable y sancionado. Es el caso de los líderes que viven apagando
incendios. Difícilmente resuelven el problema para que no se
repita, e inconscientemente enseñan a su gente a obrar así.
Ø Explicación según los
Patrones de conducta. En este nivel de explicación se busca, por una
parte, identificar las tendencias de comportamiento a largo plazo y, por otra, ver
sus implicancias en el sistema. Es una explicación por una causa coyuntural, no
estructural, no última. En nuestro ejemplo, vamos y le preguntamos al conductor
del auto que ocasionó el choque ¿por qué
chocó? y, nos responde “porque no lo ví”.
Ø Explicación
Estructural. Se pregunta por ¿cuál es la causa de los patrones de
conducta que nos llevaron a esa situación? Recordemos que arriba dijimos que la
estructura “causa” las conductas. Esta es una explicación causal. En nuestro
ejemplo del choque indagamos al “responsable” (irresponsable) ¿por qué no lo viste? y nos responde: porque venía distraído. Y ahondamos ¿por qué venías distraído? Porque no dormí bien. ¿Por qué no dormiste bien? Porque soy un
irresponsable, sabía que debía manejar y no me preparé para hacerlo bien…
Cuando
las soluciones vienen desde esta explicación estructural estamos en presencia
de Direcciones y Administraciones de Empresas preventivas y proactivas. Sólo
este nivel de explicación del problema corresponde a una visión sistémica, integral,
para una solución causal.
Por tanto, un
abordaje sistémico de la situación de una Organización implica identificar y modificar los patrones
estructurales y sus relaciones causales. Para ello hay que relacionar y
replantear todos los aspectos de la Empresa hasta determinar las causas últimas del comportamiento de la misma.
En el próximo Blog desarrollaremos la aplicación de la mirada sistémica
a la
Matriz FODA del diagnóstico organizacional.
